Política de Tratamiento de Datos Personales

POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

CENTRO COMERCIAL SAN SUR

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, Centro Comercial San Sur adopta la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales (en adelante “La Política”), la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan. De esta manera, Centro Comercial San Sur manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad y el buen nombre en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

I. Definiciones

• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables (en adelante “Datos Personales” o “Información Personal”).

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión 

• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento

• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales

• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento

• Transmisión de Datos: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable

• Transferencia de Datos: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país

• Datos Sensibles: Se entiende como datos sensibles aquellos que afecten la intimidad del titular o cuyo uso indebido pueda afectar la intimidad del Titular o la potencialidad de generar su discriminación

• Datos Públicos: Aquellos datos que no sean semiprivados, privados o sensibles. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o servidor público

II. Objetivo 

La presente Política tiene como objetivo definir los lineamientos generales para el cumplimento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013 en Colombia, que regula el manejo de bases de datos personales. En virtud de la misma se establecerán los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por Centro Comercial San Sur.

III. Alcance

La presente Política de Privacidad se aplicará a todas las Bases de Datos y/o archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de Nosotros, en los eventos en los cuales se nos considere como Responsables y/o Encargados del Tratamiento de Datos Personales de personas naturales, conforme a las disposiciones de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que en adelante las modifiquen y/o adicionen.

IV. Condiciones Generales

Para dar cumplimiento a la Ley 1581 del 2012 sobre protección de datos personales se deben tener presente las siguientes consideraciones:

1. Centro Comercial San Sur es el responsable del Tratamiento de bases de datos personales.
2. Los Terceros que tengan acceso a las bases de datos serán Encargados del Tratamiento y por tanto deberán dar cumplimiento a lo establecido por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, las normas que las complementen, modifiquen y la presente Política.
3. La Ley es de obligatorio cumplimiento en todo el territorio colombiano y para transmitir datos personales a otros países, la legislación de estos debe contemplar medidas de seguridad, iguales o superiores a las contenidas en la Ley en mención.
4. Se consideran bases de datos personales en Centro Comercial San Sur, la totalidad de los datos recaudados, de todas las personas naturales, sean propietarios, visitantes, empleados, proveedores, clientes, o cualquier otra persona natural cuya información sea objeto de Tratamiento por parte nuestra.

V. Condiciones Específicas y Privacidad

Se deben tener en consideración las siguientes condiciones específicas:

1. A partir de la fecha todo empleado directo o indirecto que inicie vínculo laboral con Centro Comercial San Sur, debe tener en su contrato laboral una cláusula que exprese el compromiso de cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 del 2013.
2. Se deberá incluir en el reglamento interno un texto relativo a la obligación de cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 del 2013, para cubrir todo el universo actual.
3. A todo tercero que por relación con la copropiedad requiera bases de datos personales se le debe pedir cláusula contractual donde se exprese el conocimiento de la normativa y la responsabilidad en el cumplimiento de esta y así mismo, requerirá previa autorización por parte del Titular para tratar sus datos personales.
4. A todos los propietarios, visitantes, empleados, proveedores o cualquier otra persona cuya información sea objeto de Tratamiento por parte nuestra, se les debe pedir por escrito la autorización para que sus datos puedan ser tratados sin restricciones. Esta debe extenderse a todos los efectos que en nuestro ejercicio se presenten.
5. En la autorización citada en el párrafo anterior se debe igualmente dejar clara la responsabilidad de los Titulares de mantener la información actualizada y veraz, comunicando oportunamente.
6. Todas las bases de datos personales que Centro Comercial San Sur trate, deben tener la garantía de recuperación (Back up).
7. Se debe tener acceso limitado a las bases de datos personales. Cuando estas se envíen por medios masivos, deberán contener claves para que el acceso a ellas sea restringido.
8. No se deben publicar bases de datos en la intranet o en internet sin que estas tengan restricción para su acceso.
9. Periódicamente los encargados de la información deben propiciar campañas para la actualización de sus bases de datos personales.

VI. Responsable del Tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos de los titulares será “Centro Comercial San Sur” Propiedad Horizontal, entidad sin ánimo de lucro, con domicilio en Armenia Quindío, identificada con NIT. No. 900.861.009, inscrita en el libro de personerías jurídicas de propiedad horizontal, bajo el régimen de la Ley 675 de 2001 mediante Escritura Pública y con personería jurídica reconocida por la Alcaldía de Armenia Quindío, así como sus entidades aliadas y vinculadas o a quien éste le transfiera los datos, quienes podrán almacenar los datos, generar bases de datos, utilizaros, explotarlos, comercializarlos, transmitirlos y transferirlos de la forma como se encuentre establecida en la presente Política de Privacidad.

Los Encargados del tratamiento serán todos aquellos terceros a quienes Centro Comercial San Sur les trasmita los datos de los Titulares. Los Encargados se sujetarán a la presente Política de Privacidad y realizarán el Tratamiento de la forma en que Centro Comercial San Sur estrictamente les ordene, contando con el consentimiento de los Titulares.

VII. Tratamiento de los Datos Personales por parte de Centro Comercial San Sur.

Centro Comercial San Sur en el desarrollo de su objeto social y actividad económica, actúa como responsable del Tratamiento de datos personales que se encuentren en sus bases de datos. En consecuencia, recolecta, almacena, utiliza, transmite, transfiere y suprime datos personales de personas naturales con las cuales tiene o ha tenido algún tipo de relación, cualquiera sea su naturaleza (civil, comercial y/o laboral); entre las cuales se incluye, pero sin limitarse a propietarios, visitantes, proveedores, empleados, clientes a través de diferentes medios tales como medios físicos o virtuales (en adelante la “Información Personal”).

VIII. Tratamiento y Finalidad

El Tratamiento que llevarán a cabo los responsables de las bases de datos se realizará conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las normas que lo adicionen o modifiquen, así como con lo establecido en la presente Política.

Los datos personales recolectados únicamente serán utilizados con las finalidades establecidas en los respectivos avisos de privacidad o autorizaciones de tratamiento de datos que se pongan a disposición de los Titulares con el fin de que autoricen el Tratamiento de los mismos.

No obstante, lo anterior, las bases de datos también podrán ser utilizadas para las siguientes finalidades:

• Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la copropiedad en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto de la relación que la copropiedad tiene con el Titular de la información

• Enviar circulares, citaciones, solicitudes, y demás información correspondiente a la copropiedad

• Realizar invitaciones a eventos

• Solicitar diligenciamiento de formularios

• Gestionar trámites de solicitudes, quejas o reclamos.

IX. Tratamiento de Datos Sensibles

En caso de que los responsables realicen el tratamiento de datos sensibles, se garantiza que se obtendrá la autorización para el tratamiento de dichos datos de manera previa y expresa, cumpliendo con las siguientes obligaciones:

• Se informará al titular de los datos que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento

• Se le informará de forma previa y expresa al titular cuáles son los datos sensibles y cuál será la finalidad del tratamiento que se les dará

• No se condicionará ninguna actividad a que el titular suministre datos sensibles.

X. Derechos de los Titulares

Como titulares de los datos personales, tendrán los siguientes derechos:

• Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento

• Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado

• Solicitar prueba de la autorización otorgada

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la normativa vigente

• Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos

• Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de los menores de edad

Confidencialidad de la Información Personal:

La Información Personal suministrada por usted será utilizada por nosotros, y los terceros autorizados para tales fines en las formas establecidas tanto en la autorización como en esta Política de Privacidad y no será destinada a propósitos distintos de aquellos para los cuales fue suministrada y así procuraremos proteger la privacidad de la información personal. conservaremos su información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, así como el respeto de los derechos de los Titulares de la misma.

Si por cualquier circunstancia, una autoridad competente solicita sea revelada la Información Personal, Nosotros le daremos aviso de dicha orden previamente, a menos que dicha autoridad nos lo impida.

La confidencialidad sobre la Información confidencial y privilegiada tendrá un tiempo de duración ilimitado, es decir, que la obligación subsiste en el tiempo. 

Menores de Edad:

En aplicación de lo establecido por el Artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, Centro Comercial San Sur procederá a efectuar el Tratamiento de la Información Personal, de niños, niñas y adolescentes, respetando el interés superior de los mismos y asegurando, en todos los casos, el respeto de sus derechos fundamentales y garantías. En todos los eventos en los que se requiera darle tratamiento a la Información personal de menores de edad, Centro Comercial San Sur obtendrá la autorización correspondiente por parte del representante legal o guardador del niño, niña o adolescente; previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad del menor para entender el contenido de la autorización y del tratamiento de sus datos personales.

De antemano le informamos que, para la participación en actividades dirigidas a niños organizados por Centro Comercial San Sur, es indispensable registrar los datos mínimos de los menores, como edad y su género, para que puedan disfrutar del beneficio de manera acertada; Con dicho registro, el padre o responsable legal del menor está otorgando autorización para darle tratamiento a los datos de dichos menores por parte de Centro Comercial San Sur.

Dicho tratamiento se efectuará conforme a los usos y fines descritos en la presente política de privacidad y, en particular, para el envío de correos electrónicos a los representantes legales/padres/tutores/guardadores de los menores con contenido informativo respecto actividades e invitaciones acordes con la edad de los menores.

XI. Atención de peticiones, consultas y reclamos

Para presentar consultas, reclamaciones, ampliar información, o para consultar sus datos personales, pedir que sean modificados, actualizados, rectificados o suprimidos, o para revocar la autorización para su Tratamiento, puede contactarse con la administración en la línea telefónica 3046090990, mediante correo electrónico: administracion@sansur.com.co o directamente en la copropiedad ubicada en Cra 18 # 59-03 Armenia Quindío.

XII. Procedimiento para el Ejercicio del Derecho de Habeas Data

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, Centro Comercial San Sur, establece el presente procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos.

Para la atención de la petición, queja o reclamo, se debe solicitar la siguiente información:

• Nombre completo y apellidos del titular de los datos personales.
• Datos de contacto del titular de los datos personales:
• Dirección física y/o correo electrónico.
• Teléfonos de contacto.
• Motivos o hechos que den lugar al reclamo, petición o consulta con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información, entre otros).
• Firma
• Número de identificación.

Una vez recibida esta información, el responsable tendrá un término máximo de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su petición, consulta o reclamo, para atenderla. Cuando no fuere posible atender la petición, consulta o reclamo dentro del término antes mencionado, el responsable informará al titular o interesado los motivos de la demora y la fecha en la que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el titular al que se deniegue total o parcialmente el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales.

XIII. Transferencia o Transmisión Internacional de Datos Personales

Centro Comercial San Sur podrá realizar la transferencia y transmisión, incluso internacional, de los datos personales que tenga en sus bases de datos, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables; y en consecuencia los titulares de los datos personales autoricen expresamente la transferencia y transmisión, incluso a nivel internacional.

Para la transferencia de datos personales de los titulares, Centro Comercial San Sur tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con Centro Comercial San Sur y los fines autorizados por el titular de manera expresa, y solamente mientras esta autorización esté vigente. No podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.

XIV. Vigencia

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del mes de enero de 2023.

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales, se conservarán mientras se mantenga la relación con el titular con la información o cuando no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos.

XV. Anexos

1. Modelo de acuerdo de Confidencialidad
2. Modelo de Autorización de datos personales
3. Modelo de autorización de datos personales, versión corta.
4. Aviso de privacidad.
5. Modelo de Aviso de grabación – Cámaras
6. Modelo de texto para incluir en firmas de correo electrónico.

7. Modelo de texto para autorización de uso de whatsapp
8. Modelo de texto para autorización de inclusión en grupo de WhatsApp.
9. Guía sobre el tratamiento de datos personales en la propiedad Horizontal
10. Ley 1581 de 2012
11. Decreto 1377 de 2013
12. Decreto 090 de 2018
13. Guia Accountability.